GESTÃO DE MUDANÇAS E LIÇÕES APRENDIDAS
Escrito por Mariela Mielke – Consultora e Auditora I9 Consutloria
MUDANÇA, sem dúvida é uma das palavras chaves no sistema de gestão da qualidade e no contexto organizacional. Mudanças são necessárias para a empresa sobreviver e prosperar.
Identificar as mudanças necessárias internamente que impactam no sistema de gestão da qualidade ou acompanhar as previstas externamente parece algo difícil.
Então POR ONDE COMEÇAR?
A norma ISO 9001 na versão 2015 trouxe este requisito de forma um pouco mais clara que nas versões anteriores.
6.3 Planejamento de Mudanças:
“Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.”
Algumas empresas infelizmente cumprem este requisito como obrigação para passar em auditoria.
Acompanhei recentemente a certificação de um Cliente qual fui consultora no processo de implementação onde a auditora externa inclusive elogiou o processo de gestão de mudanças da empresa principalmente por ser a primeira auditoria de certificação e a empresa já constar com 05 mudanças planejadas implementadas, 02 mudanças planejadas em fase de implementação e mais 05 mudanças a serem planejadas saídas oriundas da análise crítica.
O que foi feito de diferente para esta empresa realmente utilizar esse recurso não apenas para a auditoria?
A resposta é o envolvimento e diretriz da alta direção.
Ao apresentar em reunião com a direção o requisito da norma ISO 9001:2015 6.3 Planejamento de Mudanças e falar da necessidade de implementá-lo a direção imediatamente chamou os supervisores e gerência para participar. A direção aprovou de forma imediata a sistemática proposta e já exigiu que fossem realizadas reuniões mensais para acompanhamento e identificação de mudanças internas necessárias e avaliação de mudanças no mercado externo que poderiam impacta-los. Nesta mesma reunião inicial, a direção e supervisores já trouxeram mudanças que estavam acontecendo ou que iriam acontecer onde foi avaliado propósito e impactos, consequências, recursos, adequações necessárias no SGQ, alterações em responsabilidades e autoridades, e as mudanças identificadas com impacto no SGQ foram planejadas ações necessárias com prazos e responsáveis.
O que fez com que a empresa recebesse o elogio?
O alinhamento deste requisito por parte dos supervisores e direção ao apresentar na auditoria. A direção inclusive complementou que este deveria ser o primeiro requisito a ser desenvolvido em um processo de implementação de gestão da qualidade. Pois a decisão de implementar e certificar é uma das maiores mudanças e a primeira que deveria ser avaliada e planejada.
Como consultora da empresa, anotei essa observação como uma lição aprendida para as próximas empresas. Fica essa dica para todas as empresas que estão pensando em implementar a norma ISO 9001:2015 ou qualquer outra norma. Iniciam com o requisito 6.3 Planejamento de Mudanças.
E como fazer?
Nesta empresa, trabalhamos com uma planilha simples em Excel:
Mas você pode utilizar alguma metodologia de melhoria continua como PDCA, 8S, MASP o importante é identificar a mudanças, avaliar estas, planejar ações quando necessário e não esquecer é claro de verificar a eficácia desta mudança registrando lição aprendida positiva ou negativa.